Information für Kunden zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Nutzung der KI-gestützten Telefonie

Information zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir nehmen bei der Hofmeister GmbH den Datenschutz sehr ernst und sind bestrebt, Ihre Daten in bestmöglicher Weise zu schützen. Gerne informieren wir Sie daher über die Art und Weise, wie Ihre personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer KI-gestützten Telefonie verarbeitet werden und welche Rechte Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauftragter?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die:

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Adresse oder per E-Mail unter: [email protected] beziehungsweise [email protected].

Alle Kontaktdaten und weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie auch auf unserem Internetauftritt unter https://www.hofmeister.de/datenschutz/ .

Welche Datenkategorien nutzen wir und woher stammen diese?

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere:

• Ihre aufgezeichneten Gesprächsinhalte sowie gegebenenfalls deren Transkription, sofern Sie dieser nicht widersprochen haben
• Telefonische Kontaktdaten
• Anrufstatus
• Kategorisierung Ihres Anliegens
• Gesprächsdauer
• Zusammenfassung des Gesprächs
• Bei der Systemnutzung anfallende Telefonprotokolldaten

Ihre personenbezogenen Daten werden direkt von Ihnen im Rahmen des Anrufs beziehungsweise Telefongesprächs erhoben.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.

Wir verarbeiten Ihre für die KI-gestützte Telefonie erhobenen Daten vornehmlich für folgende Zwecke:

• Zielgerichtete Vermittlung eines Anrufenden an die zuständigen Mitarbeitenden bei Hofmeister
• Verkürzung von Wartezeiten für die Anrufenden
• Angebot eines Rückrufs durch einen kompetenten Ansprechpartner
• Verbesserung der Servicequalität
• Qualitätssicherung bei der Verarbeitung der Anrufe

Aufgrund welcher Rechtsgrundlagen werden Daten verarbeitet?

In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z. B. Behörden) zu wahren. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf die Verbesserung der Servicequalität.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren.

Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z. B. Fachbereiche) Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen.

Auch bedienen wir uns zur Erfüllung unserer Aufgaben im Rahmen dieser Verarbeitung externer Dienstleister, insbesondere des IT-Dienstleisters TrendView GmbH, die in unserem Auftrag und nach unserer Weisung Daten verarbeiten.

Soweit externe Dienstleister mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, fordern wir zwingend rechtliche, technische sowie organisatorische Maßnahmen zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften ein.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur mit Ihrer Zustimmung, es sei denn, dass eine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht oder die Weitergabe zum Schutz der Rechte, des Eigentums und der Sicherheit der Hofmeister Unternehmensgruppe erforderlich ist.

Welche Datenschutzrechte können Sie als Betroffener geltend machen?

Sie können unter der oben genannten Adresse Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Berichtigung oder die Löschung Ihrer Daten verlangen.

Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.

Weiterhin haben Sie jederzeit das Recht, erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Bis zum Widerruf auf einer gültigen Einwilligung basierende Verarbeitungen Ihrer Daten bleiben davon unberührt.

Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Wahrung unserer berechtigten Interessen während des Anrufs und auch im Anschluss über die genannten Kontaktdaten zu widersprechen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Weiterhin können Sie gegenüber der KI den Wunsch äußern, mit einem persönlichen Ansprechpartner zu kommunizieren. Sie werden in diesem Fall gebeten, eine E-Mail an die Adresse [email protected] zu senden. Hofmeister wird sich anschließend zuverlässig bei Ihnen zurückmelden – auf Wunsch auch telefonisch.

Wo können Sie sich beschweren?

Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und wir nicht mehr gesetzlich verpflichtet sind, die Daten weiterhin aufzubewahren.

Die Speicherfristen betragen danach in der Regel 30 Tage. Die Speicherdauer der technischen Protokollierung und Fehleranalyse beträgt 90 Tage.

Daneben kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von in der Regel drei Jahren).

Werden Ihre Daten in ein Drittland übermittelt?

Eine Datenübermittlung in ein Drittland findet für die KI-Verarbeitung durch unseren Dienstleister in die USA statt.

Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?

Im Rahmen Ihres Anrufs ist es Ihnen möglich, der Verarbeitung Ihrer Daten und einer Transkription des Gesprächs zu widersprechen. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, das Gespräch zu beenden und sich stattdessen per E-Mail ([email protected]) mit Ihrem Anliegen an uns zu wenden.

Sie sind daher nicht verpflichtet, uns beziehungsweise der von uns eingesetzten KI Ihre Daten bereitzustellen.

Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt?

Automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling finden bei der Nutzung der KI-gestützten Telefonie nicht statt.